Payroll zonder cao-check: ondernemer betaalt (deels) nabetaling, maar dienstverlener krijgt 50% eigen schuld

Ronald Blaak van de
1 dag geleden
4 minuten om te lezen

Chapeau

Uitbesteden van payroll of salarisadministratie voelt als “ontzorgen”. Deze uitspraak laat het echte beeld zien: de opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor juiste input, terwijl algemene voorwaarden en kostenbedingen een conflict snel duur maken. Tegelijk corrigeert de rechter ook de dienstverlener: 50% eigen schuld, omdat diens mededelingen meewogen in het ontstaan van de fout.

1 Voor wie is dit relevant?

Ondernemers met personeel (ook startend) die payroll, loonverwerking of HR deels uitbesteden
HR-managers en finance/payroll professionals die intake, beloningsstructuur en cao-afspraken beheren
Organisaties die werken met payrolling/terbeschikkingstelling (inlener–intermediair)
Iedereen die algemene voorwaarden “even snel” accepteert bij HRM- of salarisdienstverlening

2 In één oogopslag: wat verandert er?

Een fout in cao-toepassing / beloning kan later leiden tot nabetaling richting werknemer.
De inlener/opdrachtgever blijft in de praktijk vaak “bronhouder” van de beloningsinformatie, ook bij uitbesteding.
De rechter kan schade verdelen via “eigen schuld”: hier krijgt de dienstverlener 50% eigen schuld.
Voor payrollkrachten gelden sinds 1 januari 2020 dezelfde arbeidsvoorwaarden als bij de inlener (gelijke arbeidsvoorwaarden/rechtspositie).
Overtreding van art. 8/8a Waadi is niet beboetbaar door de Arbeidsinspectie; escalatie loopt vaak via civiele route/claim.
Algemene voorwaarden kunnen kosten “aanzetten”: incasso/proceskostenbedingen maken de uitkomst financieel zwaarder.
“Redelijkheid en billijkheid” is geen noodknop die automatisch contractafspraken wegpoetst: de lat is hoog.

3 Wat betekent dit praktisch voor werkgevers?

3.1 Intake is je risicopunt: cao-check ≠ vinkje

De kern van dit soort dossiers is bijna altijd dezelfde: bij de start wordt “even” aangenomen dat er geen cao geldt, of dat de beloning “wel ongeveer klopt”. Bij payroll is dat extra gevoelig, omdat payrollwerknemers recht hebben op dezelfde arbeidsvoorwaarden als werknemers bij de inlener. Praktisch betekent dit: maak van de intake een mini-audit. Niet op buikgevoel—op onderbouwing (werkingssfeer, functie-indeling, toeslagen, regelingen).

3.2 Uitbesteden is niet uit handen geven (informatie-plicht blijft bestaan)

De uitspraak onderstreept dat de opdrachtgever die beloningsinformatie aanlevert of “bepaalt”, niet achterover kan leunen als die informatie achteraf niet klopt. Dat is precies waarom je interne rolverdeling nodig hebt: wie is eindverantwoordelijk voor cao-/beloningsinput, wie checkt updates, en wie tekent af?

3.3 Dienstverlener heeft óók een professionele verantwoordelijkheid (maar je moet het kunnen aantonen)

Het interessante in deze uitspraak: de rechter legt 50% eigen schuld bij de payrollwerkgever/dienstverlener, omdat diens uitingen/mededelingen hebben bijgedragen aan de fout. Les: zorg dat “advies” van de dienstverlener schriftelijk is (mail, ticket, intakeverslag). Zonder spoor is het later jouw woord tegen hun algemene voorwaarden.

3.4 Let op het echte prijskaartje: kostenbedingen en conflictlogica

Veel contracten zijn zo ingericht dat bij discussie niet alleen de inhoud (nabetaling) telt, maar ook het pad ernaartoe: incasso, juridische kosten, proceskosten. De Arbeidsinspectie kan bij Waadi-artikelen niet beboeten; het zijn juist civiele claims die hard binnenkomen. Praktisch: lees AV’s alsof het al mis is gegaan. Wat gebeurt er bij een claim van een werknemer? Wie beslist over schikken? Wie betaalt welke kosten?

4 Actieplan (stappen 1 t/m 10)

Leg vast of er payroll is (definitie/constructie) en welke regels dan gelden.
Maak een cao-werkingssfeercheck (1 pagina) en bewaar de onderbouwing in het dossier.
Inventariseer alle arbeidsvoorwaarden (niet alleen loon): toeslagen, ATV, overwerk, reis, thuiswerk, verlof, regelingen.
Zet een intakeformulier om naar “intake + controlevragen”: wie heeft dit gecontroleerd, wanneer, op basis waarvan?
Maak een beloningsdatapakket dat je aan de dienstverlener levert (versiebeheer + wijzigingslog).
Spreek schriftelijk af wie wijzigingen signaleert (cao/wet) en binnen welke termijn dit wordt doorgevoerd.
Heronderhandel kritieke AV-clausules: vrijwaring, kostenbeding, schikkingsbevoegdheid, escalatie, aansprakelijkheidsplafond.
Bouw een maandelijkse steekproef: 5 loonstroken + 2 contracten + 1 vergelijking met cao-functiehuis.
Bij een werknemersclaim: stop de schade (direct dossier veiligstellen, beloningsinput her-checken, dienstverlener betrekken).
Plan elk kwartaal een “payroll/HRM quickscan”: wat is gewijzigd (cao/wet), wat is aangepast (templates/variabelen), wat staat nog open?

5 Checklist (1 minuut)

Is schriftelijk vastgelegd welke cao (wel/niet) geldt, inclusief onderbouwing?
Zijn functies en trede/inschaling aantoonbaar gekoppeld aan cao/functiehuis?
Zijn alle toeslagen/variabelen (onregelmatigheid, overwerk, reis, etc.) actueel?
Is duidelijk wie beloningsinformatie aanlevert en wie controleert?
Is “advies” van de dienstverlener schriftelijk bevestigd (mail/ticket/intakeverslag)?
Is in het contract geregeld wie beslist over schikken met werknemer?
Zijn kostenbedingen (incasso/proceskosten) beoordeeld en waar nodig begrensd?
Is er versiebeheer op arbeidsovereenkomsten en HR-documenten?
Is er een kwartaalcheck op cao- en wetwijzigingen?
Ligt er een escalatieprotocol klaar bij claims/inspectiebezoeken?

6 Kader: belangrijkste mijlpalen & deadlines

Status per 23 februari 2026 (praktijkadvies):

Vandaag / direct: leg per payroll-/salarisleverancier vast wie verantwoordelijk is voor cao-check, updates en controles.
Binnen 2 weken: voer een “beloningsdatapakket + wijzigingslog” in (1 bron van waarheid).
Voor de eerstvolgende loonrun: steekproef op loonstroken/variabelen en check afwijkingen.
Binnen 30 dagen: herzie AV’s/contract: kostenbeding, schikkingsbevoegdheid, aansprakelijkheidsplafond.
Elk kwartaal: mini-audit (cao, templates, variabelen, verzuimdossiers).
Jaarlijks (Q4): contractreview en leveranciersbeoordeling (kwaliteit/KPI’s, foutenherstel, dossiervorming).

|7 Bronnen (officieel en betrouwbaar)

Rechtspraak.nl, ECLI:NL:RBZWB:2025:5067 (zaakomschrijving/uitspraakdetails).
Rijksoverheid, arbeidsvoorwaarden payrollkracht (gelijke arbeidsvoorwaarden sinds 1-1-2020).
Staatscourant, toelichting bij payroll-regime onder WAB (gelijke arbeidsvoorwaarden).
Wetten.overheid.nl, Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi).
Nederlandse Arbeidsinspectie, Waadi: gelijke behandeling; art. 8/8a niet beboetbaar.
Wetten.overheid.nl, Burgerlijk Wetboek Boek 6, art. 6:101 (eigen schuld) + redelijkheid/billijkheid.

Wil je weten waar jouw grootste payroll-/HRM-risico zit? Plan een Blaak Focus quickscan: cao-check, beloningsinput, contract/AV-scan en 10-punten herstelplan (1 week, praktisch, zonder wolligheid).

Bronnenlijst met links (officiële bronnen eerst)

Rechtspraak.nl, uitspraakdetails ECLI:NL:RBZWB:2025:5067.
Rijksoverheid, “Welke arbeidsvoorwaarden heb ik als payrollkracht?”
Staatscourant 2020, 1640 – payroll/gelijke arbeidsvoorwaarden (WAB-toelichting).
Wetten.overheid.nl, Waadi (gelijke behandeling/regels payrolling).
Nederlandse Arbeidsinspectie, Waadi: gelijke behandeling, niet beboetbaar art. 8/8a.
Wetten.overheid.nl, BW Boek 6 art. 6:101 (eigen schuld) + redelijkheid/billijkheid.