Vakantiekracht of stagiair? Dit moet u als werkgever nu goed regelen

Ronald Blaak van de
16 apr
6 minuten om te lezen

Een vakantiekracht is meestal gewoon een tijdelijke werknemer. Een stagiair is dat niet automatisch, omdat bij stage het leren centraal moet staan. En wie jongeren onder 18 inzet, krijgt naast fiscale regels ook te maken met speciale regels over werktijden, soort werk en rust.

De periode van stages en vakantiewerk begint weer. Juist dan gaan kleine fouten hard terugkomen: een te laag jeugdloon na een verjaardag, een onjuist stagecontract, te veel of te weinig loonheffing, of een vergeten transitievergoeding aan het einde van een tijdelijk contract. De regels zijn niet ondoenlijk, maar ze lopen wél door elkaar: arbeidsrecht, arbeidstijden, minimumloon en loonheffingen.

Voor wie is dit relevant?

Voor werkgevers die in de lente en zomer extra handen nodig hebben: retail, horeca, logistiek, zorg, recreatie, administratie en mkb-bedrijven met piekdrukte. Ook relevant voor organisaties die mbo-, hbo- of wo-stagiairs inzetten en voor payroll- of HR-verantwoordelijken die contracten, loonstroken en roosters moeten inrichten.

In één oogopslag

Een vakantiekracht is juridisch meestal gewoon een werknemer met een tijdelijk contract, loonheffingen en – als de voorwaarden zijn vervuld – ook rechten rond aanzegging en transitievergoeding.
Voor jongeren onder 18 gelden aparte regels voor werksoort, werktijden, rust en soms ook toezicht. Die regels verschillen per leeftijd.
Het minimumjeugdloon stijgt met de leeftijd. De werkgever moet het hogere minimumloon betalen vanaf de dag van de verjaardag.
Voor 13- en 14-jarigen geldt geen officieel minimumloon, terwijl zij wél beperkt mogen werken. Dat is een punt waar werkgevers zich snel op verkijken.
Een stage is geen goedkope arbeidsovereenkomst. Als de stagiair vooral gewoon werk doet, is minimumloon verschuldigd en hoort daar eerder een arbeidsovereenkomst bij.
De studenten- en scholierenregeling kan maken dat u geen of minder loonheffing inhoudt, maar alleen als de student of scholier daarvoor het juiste formulier gebruikt.
Een cadeaukaart, bonus of extra vergoeding is niet automatisch “netto”. Voor vakantiekrachten en sommige stagiairs speelt dan de werkkostenregeling.

Wat betekent dit praktisch voor werkgevers?

1. Bepaal eerst: stage of gewoon werk?

Dat lijkt een formaliteit, maar het is de eerste juridische splitsing. Bij een stage ligt de nadruk op leren, begeleiding en leerdoelen. Rijksoverheid en Ondernemersplein zijn daar helder over: doet iemand in feite gewoon productiewerk of vervangt hij een gewone werknemer, dan is er geen echte stage meer en ontstaat er recht op minimumloon. De Nederlandse Arbeidsinspectie kan bij stagemisbruik handhaven.

Zet een stagiair daarom in een stageovereenkomst, niet automatisch in een arbeidsovereenkomst. In die stageovereenkomst horen in elk geval de duur, uren, leerdoelen, begeleiding, beoordeling, afspraken over ziekte en vakantie, eventuele stagevergoeding en aansprakelijkheid te staan. Biedt u wél een arbeidsovereenkomst aan, dan gelden ook de normale regels voor minimumloon, loonheffingen en werknemersverzekeringen.

2. Jonger dan 18? Dan tellen leeftijd en werkzaamheden echt mee

Voor minderjarigen is “een paar uurtjes helpen” juridisch niet vrijblijvend. Jongeren van 13 en 14 jaar mogen alleen beperkt werken en hebben geen officieel minimumloon. Vijftienjarigen mogen licht, niet-industrieel werk doen, maar bijvoorbeeld niet achter de kassa werken, geen zware lasten tillen en niet werken in een horecaruimte waar alcohol wordt geschonken. Voor 16- en 17-jarigen is meer toegestaan, maar gevaarlijk werk blijft verboden of mag alleen onder deskundig toezicht.

Ook de roosters vragen aandacht. Een 15-jarige mag in vakanties onder voorwaarden werken tussen 7.00 en 21.00 uur. Een 16- of 17-jarige mag gemiddeld 40 uur per week werken, met een maximum van 9 uur per dienst en 45 uur per week, terwijl schooltijd meetelt als arbeidstijd. Dat raakt direct aan zomerroosters, weekenddiensten en piekplanning.

3. De loonstrook moet meebewegen met leeftijd, formulier en situatie

Fiscaal begint het bij de basis: laat vóór de eerste werkdag het formulier Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen invullen. De Belastingdienst is daar expliciet over: het formulier moet voor de eerste werkdag binnen zijn, zodat u de juiste gegevens en eventuele loonheffingskorting kunt verwerken.

Daarna komt de veelgemaakte fout: het minimumjeugdloon verandert op de verjaardag zelf. Voor 2026 zijn de brutominimumuurlonen per 1 januari vastgesteld op € 4,41 voor 15 jaar, € 5,07 voor 16 jaar, € 5,81 voor 17 jaar, € 7,36 voor 18 jaar, € 8,83 voor 19 jaar, € 11,77 voor 20 jaar en € 14,71 voor 21 jaar en ouder. De werkgever moet het hogere minimumloon betalen vanaf de dag van de verjaardag. Wie dat in payroll niet bijhoudt, zit direct fout.

Voor studenten en scholieren is er daarnaast de studenten- en scholierenregeling. Dat is een loonheffingsregeling waardoor de werkgever geen of minder loonheffing inhoudt, als de werknemer een opleiding volgt en daarvoor het juiste formulier gebruikt. Dat is handig voor vakantiekrachten, maar geen vrijbrief: de regeling moet actief worden aangevraagd en de loonheffingskorting moet bij gelijktijdige banen maar bij één werkgever worden toegepast. Anders volgt later vaak een naheffing voor de werknemer.

4. Vertel ook de vakantiekracht wat hij of zij moet weten

Werkgevers laten hier vaak kansen liggen. De Belastingdienst zegt zelf dat jongeren met een bijbaan of vakantiebaan vaak geld kunnen terugkrijgen, omdat er te veel belasting is ingehouden. Dat kan via de aangifte inkomstenbelasting en zelfs nog tot 5 jaar terug. Een vakantiekracht die een paar maanden fulltime werkt en daarna weer gaat studeren, laat anders snel geld liggen.

Bij stagevergoedingen ligt dat vergelijkbaar, maar met nuance. Als een stagevergoeding rechtstreeks aan de stagiair wordt betaald, behandelt de Belastingdienst dat in de praktijk als loon voor de stagiair en volgt doorgaans een jaaropgaaf. Wordt de vergoeding aan school of een stagefonds betaald, dan hoeft dat niet automatisch loon voor de stagiair te zijn. Ook dat is iets wat u vooraf helder moet uitleggen.

5. Vergeet de “kleine” eindpunten niet: aanzegging, transitievergoeding en WKR

Een vakantiekracht met een tijdelijk contract is niet per definitie een goedkoop, tijdelijk dossier zonder staart. Duurt het contract 6 maanden of langer, dan geldt de aanzegtermijn: u moet uiterlijk 1 maand voor het einde schriftelijk laten weten of u doorgaat. Doet u dat niet of te laat, dan kan een vergoeding verschuldigd zijn.

Daarnaast kan ook een vakantiekracht recht hebben op een transitievergoeding als u het tijdelijke contract niet verlengt. Dat geldt in beginsel ook voor tijdelijke werknemers. Een belangrijke uitzondering: wie bij ontslag nog geen 18 is én gemiddeld niet meer dan 12 uur per week werkte, heeft geen recht op transitievergoeding. Juist bij scholierencontracten wordt dat detail vaak vergeten.

En dan de werkkostenregeling. Extra’s zoals een cadeaukaart, een bonus, een telefoon of andere vergoeding zijn niet automatisch belastingvrij. In 2026 is de vrije ruimte 2,00% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 en 1,18% over het meerdere; daarboven betaalt u 80% eindheffing. Belangrijker nog: de Belastingdienst zegt uitdrukkelijk dat de bekende doelmatigheidsgrens van € 2.400 niet bedoeld is om verplicht loon weg te poetsen, en noemt daarbij expliciet situaties waarin het loon al onder het wettelijke minimum zit of waarin het om een stagiair gaat. Praktisch gezegd: de WKR is voor extra’s, niet voor het repareren van een te laag basisloon.

Actieplan voor werkgevers

Bepaal per persoon eerst of u een vakantiekracht, oproepkracht of stagiair inzet.
Check de leeftijd vóórdat u werkzaamheden en roosters plant.
Leg de juiste vorm schriftelijk vast: arbeidsovereenkomst of stageovereenkomst.
Laat vóór de eerste werkdag het loonheffingenformulier invullen.
Controleer of de studenten- en scholierenregeling van toepassing is en vraag het juiste formulier op.
Bouw in payroll een leeftijdscheck in voor de verjaardag en het hogere minimumjeugdloon.
Beoordeel extra’s via de WKR en niet als “netto afspraak uit gewoonte”.
Zet bij contracten van 6 maanden of langer meteen een aanzegsignaal in uw agenda.
Check aan het einde van het contract of transitievergoeding speelt.
Geef jongeren na afloop actief mee dat zij mogelijk loonbelasting kunnen terugvragen.

Checklist (1 minuut)

Per jongere is duidelijk: stage of arbeid.
De leeftijd is gecontroleerd vóór rooster en functietoewijzing.
Verboden of risicovolle werkzaamheden zijn uitgesloten.
Het juiste minimum(jeugd)loon staat in payroll.
De verjaardag is als salarismoment meegenomen.
Het formulier loonheffingen is vóór de eerste werkdag binnen.
Studenten- en scholierenregeling is wel of niet bewust toegepast.
Loonheffingskorting is niet dubbel aangezet bij meerdere werkgevers.
Extra’s zijn getoetst aan de WKR.
Aanzegging en transitievergoeding zijn aan het einde van het contract meegewogen.

Kader: de belangrijkste momenten en bedragen

Per 1 januari 2026 geldt een minimumuurloon van € 14,71 voor werknemers van 21 jaar en ouder. Voor 15- tot en met 20-jarigen gelden vaste minimumjeugduurlonen.
Vanaf de dag van de verjaardag moet het hogere minimumjeugdloon worden betaald.
Voor 13- en 14-jarigen geldt geen officieel minimumloon, terwijl zij alleen beperkt werk mogen doen.
Bij tijdelijke contracten van 6 maanden of langer moet u uiterlijk 1 maand voor het einde schriftelijk aanzeggen.
Na afloop van het jaar kan een vakantiekracht of stagiair vaak loonbelasting terugvragen; aangifte kan nog tot 5 jaar terug.

Bronnen

Rijksoverheid — minimumloon, minimumjeugdloon en stage/minimumloon.
Rijksoverheid — regels voor jongeren, werksoorten en werktijden 13 t/m 17 jaar.
Ondernemersplein — stageplaats of leerbaan aanbieden; checklist stagiair aannemen.
Belastingdienst — model opgaaf loonheffingen, studenten- en scholierenregeling, loonheffingskorting en belasting terugvragen.
Belastingdienst — stagevergoeding en jaaropgaaf.
Rijksoverheid — transitievergoeding en aanzegtermijn.
Belastingdienst — werkkostenregeling 2026 en Kennisgroepen over de doelmatigheidsgrens.

Dit artikel is praktische duiding en geen juridisch of fiscaal advies.

CTALaat vóór de zomerpiek uw contracten, jeugdloon-instellingen, stageafspraken en loonheffingen één keer goed nalopen. Dat voorkomt dat een goedkope vakantiekracht achteraf een duur dossier wordt.